• Електронна пошта - це вид комунікацій. Тому, як і в реальних комунікаціях, тут важливо дотримання простих правил ввічливості і коректності, які поліпшать ефективність вашого спілкування.
    Поради з етикету в електронній пошті, пропоновані, стосуються деяких тонкощів, які впливають на точність і ясність повідомлень.
    Тема листа
    Багато поштові системи навіть не відправлять ваш лист, якщо тема не вказана. Але позначення теми важливо і для пошуку й зберігання електронної кореспонденції. Якщо адресат не пам'ятає ваше ім'я, то тема може бути єдиним ключем для знаходження вашого листа.
    Формулювання теми повинна бути конкретною. Наприклад, вказувати тему «Word Perfect», посилаючи лист в службу технічної підтримки Word Perfect, так само безглуздо, як і взагалі не вказати тему.
    Якщо ви відповідаєте на послання, але змінюєте тему листування, поміняйте також текст у полі «Тема», а ще краще - створіть нове повідомлення. Вказівка теми - найпростіший спосіб зберігати нитка бесіди, тому зміна її теми без відповідної зміни в полі «Тема» може утруднити ваше спілкування.
    Довжина, зміст і формат вашого листа
    Довжина листа повинна відповідати стилю бесіди; якщо ви бажаєте отримати швидку відповідь, питання повинен бути сформульований коротко і по суті.
    Не пишіть лист суцільно прописними (великими) літерами - його буде важко читати. Намагайтеся розбити ваш лист на логічні параграфи і скоротіть пропозиції до такого розміру, щоб вони легко сприймалися. Бажано не робити граматичних і орфографічних помилок. Те, що електронна пошта функціонує швидко, не означає, що можна писати недбало, неохайно. Якщо ваші слова досить важливі, щоб бути написаними, вони також досить важливі, щоб бути написані правильно.
    Уникайте відправляти послання в стані роздратування. Такі листи зазвичай тільки загострюють ситуацію, і пізніше про них доводиться шкодувати. Сядьте зручніше і подумайте про це, перш ніж починати війну. (А краще ходіть і зробіть чашечку кави - дивно, як сильно можна охолонути навіть в такий короткий час, адже чашка кави - великий твоя!)
    Якщо ваша електронна пошта підтримує спеціальні шрифтові накреслення (напівжирний, курсив), переконайтеся, що в одержувача є програма, яка зможе це прочитати. Багато програми підтримують тільки стандартне зображення (хоча з часом все змінюється).
    Відповіді
    Доцільно включити в свій відповідь частина початкового послання, щоб зберегти контекст. Оскільки електронна пошта не так миттєва, як телефонна розмова, адресат може не пам'ятати утримання свого листа, особливо якщо він або вона щодня отримують багато листів. Включення відповідного уривка з першого послання допоможе адресату краще зрозуміти вашу відповідь. Але вмикайте лише необхідний мінімум. Одна з найбільш дратівливих речей, з якою ви можете зіткнутися в електронній пошті, це отримання назад пятистраничного послання, оснащеного відповіддю: «Я теж». Цитуйте тільки ту частину першого листа, яка допоможе зробити ваш відповідь більш ясним. Кращому сприйняттю допомагає візуальне відділення тексту відповіді від цитованого уривку. Традиційний спосіб - знак «>», але можна використовувати будь-які інші зрозумілі способи візуального відділення.
    Підпис
    Підпис - це текст в кінці вашого послання, який зазвичай містить контактну інформацію. Багато поштові системи можуть автоматично супроводжувати ваш лист такий підписом. Підпис дозволяє ідентифікувати вас і дає адресату альтернативні способи зв'язатися з вами (зазвичай вказуються факс і телефон), а іноді ваша підпис може виявитися єдиним засобом для адресата зрозуміти, хто вы.Помните, що найбільш зручна довжина підпису - від чотирьох до семи рядків.
    Деякі поштові системи дозволяють додати до підписи текст: хоч якусь фразу типу слогану. В принципі це добре і може підкреслити вашу індивідуальність, якщо ви приймете до уваги певні правила:
    1. Текст повинен бути короткий. Навряд чи ви отримаєте багато друзів, якщо процитируете що з «Критика чистого розуму» Канта.
    2. Уникайте в підписах релігійних, національних, політичних або інших тем, які можуть образити адресата.
    3. Пам'ятайте, що фрази, зрозумілі у вашому місті або країні, можуть здатися абсолютно безглуздими адресатам в інших містах, країнах, представникам інших культур.4. Кращі підпису - це забавні підпису.
    Ввічливість
    В електронній пошті доречні основні правила ввічливості. Якщо ви просите про те, не забудьте сказати «будь-ласка». Аналогічно, якщо для вас щось зробили, не шкідливо сказати «спасибі». Дивно, що багато люди, ввічливі в реальному житті, забувають свої гарні манери, використовуючи електронну пошту.
    Не очікуйте негайної відповіді. Те, що ви не отримали відповіді протягом 10 хвилин, не означає, що вас ігнорують, і не є причиною для образи.
    Якщо ви розраховуєте отримати відповідь на своє питання, перевірте, чи достатньо інформації ви надали. Наприклад, посилаючи в службу технічної підтримки програми Лотос лист такого змісту: «Моя програма не працює», ви не даєте адресату інформації для вирішення проблеми. Аналогічно безглуздо посилати продавцю лист: «Що сталося з моїм замовленням?» Якщо ви бажаєте отримати технічну підтримку, необхідно описати вашу проблему і версію програми, в якій ви працюєте. Коли ви хочете з'ясувати, що сталося з замовленням, вкажіть його номер, ваше ім'я і назву фірми. І так далі.
    Усміхнені обличчя (емоції)
    Спілкування електронною поштою схоже на бесіду, але зовсім позбавлена того, що називається «мова тіла» - жестів і міміки.
    В Інтернеті пропонується таке рішення цієї проблеми: усміхнені обличчя (смайлики) або групи символів, які виглядають, як особи, якщо дивитися на них, повернувши голову на 90o.
    Найчастіше використовуються наступні смайлики:
    :-) усміхнене обличчя; зазвичай використовується, щоб показати подив або у випадках, коли ви хочете показати, що пишете щось дивне або іронічне;
    :-( невеселе особа; зазвичай використовується для вираження розчарування або смутку.
    Є й інші, більш або менш визнані позначення. Акуратне використання цих позначень може поліпшити розуміння вашого послання, так як вони передають нюанси. Однак, як і всяке прикрашання, перебір у використанні «усміхнених облич» знижує їх цінність, так що будьте міру.
    Замість ув'язнення
    Електронна пошта - це комунікації з іншими людьми. Перш ніж відправити лист по e-mail, прочитайте його і запитайте себе, як би ви відреагували, якщо б отримали таке повідомлення.
    Час, витрачений на те, щоб зробити вашу електронну переписку зрозуміліше і ефективніше,- це час, витрачений з користю. Так що дерзайте!
    Джерело: "Протокол та Етикет"